Comment fonctionne le PIN d’accès visiteur #

Le PIN d’accès visiteur permet aux invités d’entrer dans le bâtiment de manière simple et sécurisée. Selon la configuration de votre entreprise, différents modes de confidentialité peuvent être disponibles. Par défaut, le système fonctionne en mode privé.

Mode privé #

L’hôte crée une invitation pour le visiteur.

• L’adresse e-mail du visiteur est obligatoire.
• Le visiteur reçoit le PIN d’accès par e-mail.
• L’hôte peut voir que l’invitation a été créée et la suivre dans la liste des invitations.
• L’hôte n’a pas besoin de communiquer le PIN manuellement.

Comment inviter un visiteur ? #

Vous pouvez inviter un visiteur directement depuis votre profil dans l’application Workways :

• Allez dans le menu Profil → Mes visiteurs

• Créez un nouveau PIN visiteur en cliquant sur Inviter.

Lors de la création d’une invitation :

• E-mail (obligatoire) : le visiteur recevra l’invitation par email
• Date et heure (optionnel) : incluses dans l’email si ajoutées
• Message (optionnel) : inclus dans l’email si ajouté

En cliquant sur Enregistrer, le message ci-dessous s’affiche et les visiteurs peuvent être consultés dans la section À venir.

L’hôte ne peut pas voir le PIN.

Votre visiteur reçoit ensuite un email automatique contenant :

• Son PIN d’accès
• Les instructions pour entrer dans le bâtiment

L’email d’invitation peut également inclure des informations supplémentaires comme l’accès au bâtiment ou des plans.

Quels accès le visiteur a-t-il ? #

• Les visiteurs ont les mêmes restrictions horaires d’accès que le membre qui les a invités.

• Les invitations sont valables uniquement pour le site sur lequel elles ont été créées.

Que se passe-t-il lorsque le visiteur arrive ? #

• Vous recevez une notification lorsque le visiteur utilise son PIN, incluant une photo du visiteur.

• Le visiteur doit attendre dans le lobby ou à la réception après être entré.
• L’hôte doit aller le rencontrer et l’accompagner depuis cet endroit.
• Les visiteurs ne doivent pas circuler seuls dans le bâtiment.

PIN à usage unique #

• Les PIN d’accès visiteur sont conçus pour un usage unique.
• Le visiteur utilise le PIN à son arrivée pour accéder au bâtiment et rejoindre le lobby ou la réception.
• Si un visiteur doit sortir et revenir plus tard, le processus recommandé est que l’hôte accompagne le visiteur ou crée une nouvelle invitation si nécessaire.

Modification d’une invitation #

Vous pouvez modifier une invitation à venir, par exemple pour changer la date, en cliquant sur Modifier.

Votre visiteur reçoit ensuite un nouvel email automatique contenant les informations d’accès.

Réinvitation d’un visiteur #

• Une nouvelle invitation peut être créée en activant les Invitations passées et en modifiant l’invitation du visiteur que l’on souhaite réinviter, puis en cliquant sur Modifier et ensuite sur Inviter à nouveau.

• Le visiteur reçoit un nouvel email avec un nouveau PIN.
• Le statut revient à À venir.
• L’historique est conservé à des fins de suivi.

Suppression d’une invitation #

• Si non utilisée : si le PIN n’a pas été utilisé, l’invitation peut être supprimée et le PIN est immédiatement désactivé et ne peut plus être utilisé.
• Si déjà utilisée : si le PIN a déjà été utilisé, l’invitation ne peut pas être supprimée, car les entrées passées restent disponibles dans les logs à des fins d’audit et de traçabilité.

L’activité des visiteurs est-elle tracée ? #

Oui, dans les logs d’accès de l’application Workways.

• Le visiteur est identifié comme invité.
• Le membre qui a invité est enregistré.

Confidentialité et gestion des données #

• Nous ne stockons pas et n’exposons pas d’informations sensibles sur les visiteurs.
• Les PIN sont envoyés de manière sécurisée.
• Les données visiteurs sont traitées conformément au RGPD.